E-mail Konfiguration
E-Mails aus der RD Suite
Die RD Suite verschickt automatische und durch User ausgelöste E-mails. Diese Emails werden über unseren Server verschickt.
Bei E-mails, die mit unserer E-mail-Adresse (noreply@rdsuite.de) versendet werden (fast alle E-mails aus dem System) ist das auch kein Problem.
Versand mit Kunden-Mailadresse als Absender
Es gibt aber auch Fälle, bei der die Email aus der RD Suite mit der Email-Adresse von Ihnen versendet wird.
Aktuell betrifft dies die folgenden Emails: Einkauf:
- Bestell-Emails an externen Lieferanten
Hier kann das Senden über unseren Server zu Problemen führen. Da
sehr viele Empfangs-Email-Server das "Sender Policy Framework" (SPF)
nutzen, um die Vertrauenswürdigkeit einer Mail zu überprüfen.
Was ist SPF? Warum kann SPF zu Problemen führen?
Ganz
grob erklärt: Ist bei einem Empfangsserver SPF aktiv, überprüft der
Server zuersteinmal ob die Absender Email Adresse mit dem sendenden
Server übereinstimmt. Ist das nicht der Fall, fragt der Empfangsserver
beim Server der Absender Email-Adresse (Domain-Server) nach, ob der
jetzt sendende Server (in unserem Fall der RDSuite Server) berechtigt
ist, Mails im Namen des Domain Servers zu senden.
Ohne, dass am Domain Server etwas eingestellt wurde meldet dieser nun zurück, dass der RDSuite Server nicht senden darf.
Je nachdem wie der Empfangsserver eingestellt ist, wird die Mail überhaupt nicht zugestellt oder als SPAM gekennzeichnet.
z.B. Absender: eva.musterfrau@musterorganisation.de sendet über den RDSuite Server (rdsuite.de) eine Mail an den Empfänger: max.mustermann@musterlieferant.de
Der
Emfpangsserver (musterlieferant.de) fragt beim Domain-Server
(musterorganisation.de) nach ob unser Server (rdsuite.de) senden darf.
Wenn
es nun am Domain-Server keine passende SPF Einstellungen gibt, meldet
dieser an den musterlieferant.de Server das die RDSuite keine Emails in
seinem Namen senden darf.
Wenn Sie sich noch tiefer in dieses Thema einlesen wollen, finden Sie hier mehr Informationen: Sender Policy Framework - Wikipedia
Wie kann das SPF Problem gelöst werden.
Hier gibts es verschiedene Ansätze. Wobei nicht jede Möglichkeit für jeden in Frage kommt.
- SPF
Eintrag auf Ihrem Email-Server eintragen, dass die RDSuite in Ihrem
Namen Emails versenden darf. (Wenden Sie sich bitte an Ihre IT).
- Eingabe ihrer SMTP oder Exchange Server Daten in der RDSuite. Dann wird die Mail nicht mehr über unseren Server geschickt, sondern direkt über Ihren Server. Die Vorraussetzung dafür ist, dass ihr SMTP/Exchange Server von extern erreichbar ist (Wie sie die Daten einpflegen, finden Sie hier: Daten eingeben
Ihr Passwort wird mit einer AES-256 Verschlüsselung gespeichert.
- Sollte keine der 2 oberen Möglichkeiten für Sie in Frage kommen, weichen Sie bitte auf die Möglichkeit aus, das Dokument per PDF herunterzuladen und versenden Sie die Mail über Ihr Mail Programm auf Ihrem Gerät.
Eingabe personalisierter/standardisierten Email Daten (Server und Texte)
Unter "System ➤ Konfiguration ➤ Einstellungen Mail" können Sie Ihre die Daten eintragen.
Eingabe eigener SMTP oder Exchange Daten
SMTP-Server
Die
Einstellungen werden genutzt, damit sich unser Server bei Ihrem SMTP
Server einloggen kann. Die Mail-Adresse bei Benutzername wird ebenfalls
als Rückfallebene genutzt, sollte bei einer Bestellung keine
Email-Adresse als Absender eingetragen sein.
Exchange-Server
Microsoft
unterstützt bei Exchange Servern die z.B. über Office 365 gehostet
werden, die Authentifizierung per Username und Passwort nicht mehr. Hier
bitte im nächsten Punkt unter Office365 nachschauen.
Die Einstellungen werden genutzt, damit sich unser Server bei Ihrem
Exchange-Server einloggen kann. Hier können Sie auch ein
"Funktionspostfach" eintragen, denn im Einkauf gibt es die Möglichkeit
persönliche Postfächer für die Besteller einzutragen.
Office 365 (OAuth2)
Sie können auch die neue Verschlüsselung mit Office 365 (OAuth2) nutzen, dazu sind jedoch einige Einstellungen bei Microsoft im Azure Admin Center nötig.
Die Anwendung muss im Azure Admin Center erstellt werden. Dann bekommen Sie die nötigen Daten. Hier eine Anleitung von Microsoft wie die Anwendung registriert werden kann:
https://learn.microsoft.com/de-de/graph/toolkit/get-started/add-aad-app-registration#add-new-application-registration-in-azure-active-directory
Standardtexte
Die
hier eingegebenen Texte werden beim Bestellvorgang automatisch in das
Mail Fenster geschrieben. Allerdings können Sie den Text vorm Absenden
nochmals bearbeiten.
Selektiver Email Versand
Der meistgefragte Funktionswunsch war der selektive Email-Empfang. Dies haben wir jetzt eingeführt.
Um
diesen einzustellen, müssen Sie auf "System ➤ Benutzerverwaltung➤
Benutzerübersicht" wechseln. Dort setzen Sie den Filter so, dass Sie den
gesuchten Benutzer finden können und klicken auf "Benutzer anzeigen".
Im
folgenden Fenster wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, indem Sie
auf diesen klicken. Hier wechseln Sie nun auf den Reiter
"Mail-Einstellungen".
In diesem Reiter sehen Sie alle
möglichen Mailarten und zugehörigen Lager/Standorte. Stellen Sie den
Empfang wie gewünscht ein und drücken Sie auf "Maileinstellungen
Speichern".
Wichtig!
Sie
sehen nur die Module, für die die Benutzergruppe des jeweiligen
Benutzers das Recht der Mailbenachrichtigung gesetzt hat (siehe Benutzerverwaltung)
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