Die Dienstbörse hilft Ihnen, kurzfristig zu besetzende Dienste (Schichten) anzulegen, zu verteilen und im Blick zu behalten. Administratoren bzw. Dienstplaner schreiben offene Dienste aus, Mitarbeiter melden sich darauf zurück, und der Besetzungsstatus ist jederzeit sichtbar.

Was ist die Dienstbörse?

Die Dienstbörse ist ein Werkzeug, mit dem offene Dienste schnell ausgeschrieben und an Mitarbeiter verteilt werden können. Mitarbeiter sehen die verfügbaren Dienste in ihrer eigenen Ansicht und geben dort eine Rückmeldung ab. In der Administrations-Übersicht erkennen Sie auf einen Blick, welche Dienste noch offen und welche bereits besetzt sind.

Einen neuen Dienst anlegen

Öffnen Sie die Dienstbörse-Übersicht und legen Sie über die Schaltfläche zum Hinzufügen einen neuen Eintrag an. Im Dialog Neuer Dienst stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

• Schicht – Auswahl der gewünschten Schicht
• Schicht am sowie Zeit von und Zeit bis
• Position (Freitext)
• Qualifikation – optional benötigte Ausbildungen
• Bemerkung
• Rückmeldung an – eine oder mehrere E-Mail-Adressen (durch Komma getrennt), an die positive Rückmeldungen gesendet werden

Über Anlegen speichern Sie den Dienst und geben ihn zur Übernahme frei.

Mitarbeiter über neue Dienste benachrichtigen

Beim Anlegen eines Dienstes können Sie direkt im Dialog die Option Benachrichtigung an Mitarbeiter aktivieren. Den Empfängerkreis grenzen Sie dabei gezielt ein:

• Abteilung
• Anstellung
• Qualifikation – nur die gewählten oder alle Qualifikationen
• Standort – nur der Standort der Schicht oder alle Standorte

So erhalten ausschließlich die passenden Mitarbeiter eine Information über den neuen Dienst.

Rückmeldung der Mitarbeiter

Eingeloggte und authentifizierte Mitarbeiter sehen in ihrer Dienstbörse-Ansicht die offenen Dienste. Über das Rückmeldungs-Fenster geben sie eine der folgenden Antworten ab:

• Positiv – „Den Dienst übernehme ich gerne“
• Teils möglich – „Ich könnte einen Teil des Dienstes übernehmen“
• Negativ – „Leider kann ich nicht“

Zusätzlich kann eine Bemerkung hinterlegt werden. Über den Schalter Alle Standorte anzeigen können Mitarbeiter neben den Diensten des eigenen Standorts auch die anderer Standorte einblenden.

Besetzungsstatus erkennen

In der Administrations-Übersicht zeigt die Spalte Status den aktuellen Stand jedes Dienstes an, z. B. Dienst besetzt, Positive Rückmeldung, Teilmeldung oder Keine (positive) Rückmeldung. Über die Aktionsspalte können Sie zu einem Dienst die eingegangenen Rückmeldungen einsehen sowie den Eintrag Bearbeiten, Archivieren oder Löschen.

Archiv

Offene Dienste, deren Zeitraum abgelaufen ist, werden automatisch ins Archiv verschoben. Zusätzlich können Sie einen Dienst über die Aktionsspalte manuell archivieren. Archivierte Dienste werden in der Standard-Ansicht ausgeblendet, bleiben aber jederzeit einsehbar: Stellen Sie dazu im Filterbereich das Feld Status auf Archivierte Dienste. Über Aktive Dienste kehren Sie zur normalen Ansicht zurück.

Filtern und Suchen

Über die Schaltfläche Filter blenden Sie den Filterbereich ein. Dort lassen sich die Dienste eingrenzen nach:

• Status (Aktive bzw. Archivierte Dienste)
• Schicht
• Standort
• Besetzungsstatus (Besetzt / Offen)
• Erstellt von (Admin / Mitarbeiter)
• Datum von und Datum bis
• Position/Qualifikation (Freitextsuche)

Mit Filter anwenden übernehmen Sie die Auswahl, mit Zurücksetzen verwerfen Sie sie. Zusätzlich verfügt die Tabelle über Spaltenfilter zum schnellen Einschränken der Liste.

Statistiken

Über die Schaltfläche Statistiken in der Übersicht gelangen Sie zur Seite Dienstbörse Statistik. Dort finden Sie unter anderem Auswertungen zur Besetzungsrate, zur Reaktionszeit sowie Ranglisten der Mitarbeiter mit den meisten Zusagen bzw. Absagen.