Kontrollintervalle einstellen
Über die Führerschein-Benachrichtigungsintervalle legen Sie fest, in welchem Rhythmus Ihre Mitarbeiter ihren Führerschein vorzeigen bzw. auflegen müssen und wann die Verantwortlichen per E-Mail an ausstehende Kontrollen erinnert werden.
Seite aufrufen
Öffnen Sie den Bereich über Mitarbeiter > Stammdaten > Führerschein Intervalle. Die Seite ist in zwei Bereiche unterteilt: die Systemeinstellungen (Standardwert für alle Mitarbeiter) und die Benachrichtigungsgruppen mit individuellen Intervallen.
Standardintervall festlegen (Systemeinstellungen)
In der Karte Systemeinstellungen bestimmen Sie das Intervall, das für alle Mitarbeiter gilt, die keiner eigenen Gruppe zugeordnet sind:
- Standardwert: Tragen Sie unter „Alle … Kalendermonate" ein, in welchem Abstand der Führerschein vorgezeigt werden muss.
- Standard - AdminMail: Hinterlegen Sie über E-Mail hinzufügen eine oder mehrere Adressen, an die Erinnerungen gehen. Ohne hinterlegte Admin-Mail werden für Mitarbeiter im Standardintervall keine Benachrichtigungen versendet.
Speichern Sie die Eingaben über die Schaltfläche im Formular. Über Mitarbeiterliste bearbeiten sehen und verwalten Sie, welche Mitarbeiter dem Standardintervall zugewiesen sind.
Eigene Benachrichtigungsgruppen anlegen
Benötigen einzelne Mitarbeitergruppen andere Intervalle (z. B. Fahrdienst kürzer als Rettungsdienst), legen Sie dafür eigene Gruppen an. Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf Gruppe hinzufügen und füllen Sie das Formular aus:
- Bezeichnung: Name der Gruppe (z. B. „Fahrdienst").
- Alle X: Anzahl der Intervalle.
- Zeitraum: Einheit zur Anzahl. Wählbar sind Zufallsdatum, Standardkalendermonat, Tag(e), Woche(n) oder Monat(e). Bei Zufallsdatum bestimmt das System ein zufälliges Datum innerhalb des gewählten Zeitraums nach der letzten Führerscheinkontrolle.
- Admin E-Mail: Eine oder mehrere Adressen, die zur Gruppe benachrichtigt werden. Auch hier gilt: ohne Admin-Mail keine Benachrichtigung.
- Erinnerung nach X Tagen: Nach wie vielen Tagen ohne aufgelegten Führerschein die hinterlegten Adressen erinnert werden.
Speichern Sie die Gruppe. Sie erscheint anschließend in der Tabelle Benachrichtigungsgruppen mit den Spalten Bezeichnung, Alle X, Zeitraum, Admin E-Mail und Erinnerung (Tage).
Gruppen verwalten und Mitarbeiter zuweisen
Über das Aktionsmenü (Symbol mit den drei Punkten) am rechten Ende jeder Tabellenzeile stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Mitarbeiter zuweisen: Fügen Sie der Gruppe Mitarbeiter hinzu oder entfernen Sie sie wieder.
- Bearbeiten: Ändern Sie Bezeichnung, Intervall, E-Mail-Adressen oder Erinnerungstage der Gruppe.
- Löschen: Entfernen Sie die Gruppe nach Bestätigung.
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