Die Dokumentenverwaltung im Modul Wachbuch bietet eine strukturierte Ablage für PDF-Dokumente und Bilddateien. Dokumente lassen sich in Ordner einsortieren, versionieren und mit einer Kenntnisnahmepflicht für Mitarbeiter versehen. Sie erreichen die Verwaltung in der Wachbuch-Ansicht über Dokumente.

Ordnerstruktur

Auf der linken Seite verwalten Sie unter Ordnerstruktur eine hierarchische Ablage. Über die Schaltflächen stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Neuer Ordner – legt einen neuen Ordner an.
• Umbenennen – benennt den ausgewählten Ordner um.
• Löschen – entfernt einen Ordner; dabei werden auch alle enthaltenen Dokumente gelöscht.

Durch Auswahl eines Ordners im Baum filtern Sie die Dokumentenliste auf den jeweiligen Ordnerinhalt.

Dokumente anlegen

Über Neues Dokument hinterlegen Sie eine Datei. Akzeptiert werden PDF-Dateien sowie Bildformate (z. B. JPEG, PNG, HEIC), sodass Sie auf dem Smartphone oder Tablet auch direkt ein Foto aufnehmen können. Folgende Angaben sind möglich:

• Bezeichnung – sprechender Name des Dokuments.
• Version – Versionskennung des Dokuments.
• Gültig ab – Datum, ab dem das Dokument gilt.
• Kenntnisnahmepflichtig – kennzeichnet, dass Mitarbeiter die Kenntnisnahme bestätigen müssen.

Zum Hochladen stehen je nach Gerät die Schaltflächen Foto aufnehmen, Aus Galerie wählen und Datei wählen bereit.

Versionierung

Beim Bearbeiten eines Dokuments können Sie eine neue PDF-Datei hochladen und die Version ändern. Beachten Sie: Durch die Änderung der Version werden alle bestehenden Kenntnisnahmen zu diesem Dokument gelöscht, da es faktisch als neues Dokument behandelt wird.

Kenntnisnahmepflicht

Ist ein Dokument als kenntnisnahmepflichtig markiert, müssen die betroffenen Mitarbeiter es bestätigen. In der Mitarbeiteransicht erscheint dazu ein Hinweis auf offene Dokumente; über den Dialog Dokument Kenntnisnahme bestätigen die Mitarbeiter, das Dokument gelesen und verstanden zu haben.

Kenntnisnahme-Matrix

Die Kenntnisnahme-Matrix gibt Ihnen einen Überblick über alle Kenntnisnahmen zu aktiven, kenntnisnahmepflichtigen Dokumenten. Pro Mitarbeiter und Dokument sehen Sie, ob die Kenntnisnahme erledigt oder noch ausstehend ist. Kennzahlen wie erledigte, ausstehende Bestätigungen und die Abschlussquote werden zusammengefasst, und die Matrix lässt sich exportieren.

Suche und Archiv

• Dokumentensuche – durchsucht die abgelegten Dokumente nach Begriffen.
• Archiv – nicht mehr benötigte Dokumente können archiviert (und bei Bedarf wiederhergestellt) werden, statt sie endgültig zu löschen.