Dokument hinzufügen

Dokument hinzufügen

In der Dokumentenverwaltung des Wachbuchs können Sie Dateien wie PDFs oder Fotos in Ordnern ablegen und optional eine Kenntnisnahmepflicht festlegen. Diese Anleitung beschreibt, wie Sie ein neues Dokument hinzufügen.

So öffnen Sie die Dokumentenübersicht

  1. Wechseln Sie in der Adminansicht über Wachbuch zu Dokumente und anschließend zu Übersicht.
  2. Wählen Sie den Ordner aus, in dem das Dokument abgelegt werden soll. Bitte beachten Sie: Im Hauptordner können keine Dokumente hochgeladen werden, die Ablage erfolgt immer innerhalb eines Ordners.

Neues Dokument anlegen

  1. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen.
  2. Es öffnet sich ein Fenster. Geben Sie unter Bezeichnung einen Namen für das Dokument ein. Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld.
  3. Laden Sie nun die Datei hoch. Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
    • Foto aufnehmen – nimmt direkt mit der Kamera (z. B. am Smartphone) ein Foto auf.
    • Aus Mediathek – wählt ein vorhandenes Bild aus der Galerie aus.
    • Datei wählen – öffnet die Dateiauswahl, um z. B. ein PDF auszuwählen.
    • Alternativ können Sie eine Datei per Drag-and-Drop in das Upload-Feld ziehen.
    Unterstützt werden PDF, JPG, PNG und HEIC. Über dem Upload-Bereich wird Ihnen der noch verfügbare Speicherplatz angezeigt.
  4. Optional können Sie eine Version hinterlegen (z. B. 1.0, 1.1, 2.0).
  5. Optional können Sie eine Beschreibung ergänzen.
  6. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Kenntnisnahmepflichtig, wenn die Mitarbeiter die Kenntnisnahme bestätigen müssen.
  7. Unter Berechtigte Abteilungen können Sie festlegen, welche Abteilungen das Dokument sehen dürfen. Treffen Sie hier keine Auswahl, sind alle Abteilungen berechtigt.
  8. Klicken Sie auf Speichern.

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