Dokumentensuche und Bearbeitung
Im Bereich Dokumente verwalten Sie alle hochgeladenen Dokumente. Auf der linken Seite sehen Sie die Ordnerstruktur, im rechten Fensterbereich die zugehörige Dokumententabelle mit den Reitern Aktuelle Dokumente und Archiv.
Dokumente suchen
Sie können gezielt nach einzelnen Dokumenten suchen, ohne vorher den passenden Ordner auswählen zu müssen:
- Klicken Sie in der Tabellen-Werkzeugleiste (oben rechts über der Dokumententabelle) auf die Lupe.
- Geben Sie einen Suchbegriff ein. Die Suche durchsucht alle Ordner nach Bezeichnung und Beschreibung des Dokuments.
- Über dieselbe Schaltfläche blenden Sie die Suche wieder aus und kehren zur normalen Ordneransicht zurück.
Zusätzlich können Sie die Dokumente direkt in der Tabelle über die Spaltenfilter (Eingabefelder unter den Spaltenüberschriften) eingrenzen.
Kenntnisnahmen einsehen (Adminansicht)
In der Adminansicht erkennen Sie für kenntnisnahmepflichtige Dokumente direkt in der Spalte Kenntnisnahmepflicht, wie viele Mitarbeiter das Dokument bereits bestätigt haben – angezeigt als Zähler im Format (erledigt / gesamt).
Für die Detailansicht öffnen Sie über die drei Punkte hinter dem Dokument den Eintrag Kenntnisnahmen anzeigen. Dort sehen Sie getrennt nach Reitern, welche Mitarbeiter das Dokument bereits bestätigt haben und bei welchen die Kenntnisnahme noch aussteht.
Dokument bearbeiten
Um ein Dokument zu bearbeiten, klicken Sie hinter dem entsprechenden Dokument auf die drei Punkte und wählen Bearbeiten. Im folgenden Dialog können Sie unter anderem anpassen:
- Bezeichnung und Beschreibung
- Version – Hinweis: Beim Ändern der Versionsnummer werden alle bisherigen Kenntnisnahmen gelöscht, da das Dokument als neue Fassung gilt.
- Kenntnisnahmepflichtig (ja/nein)
- Berechtigte Abteilungen – keine Auswahl bedeutet: für alle Abteilungen sichtbar
- Gültig ab und Ablauf-Datum
- Optional die hinterlegte Datei ersetzen
Über das Aktionsmenü stehen Ihnen zusätzlich weitere Funktionen wie Verschieben, Vererben, Archivieren und Löschen zur Verfügung.
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