E-Mail Einstellungen und SPF

E-Mail Einstellungen und SPF

In den Mail-Einstellungen hinterlegen Sie den Ausgangsserver, über den die RDSuite E-Mails versendet (z. B. Bestellungen aus der Beschaffung oder Benachrichtigungen). Dieser Artikel erklärt, wo Sie die Einstellungen finden, welche Versandarten unterstützt werden und worauf Sie beim Thema SPF achten müssen.

Wo Sie die Einstellungen finden

Die Mail-Einstellungen erreichen Sie über die Seite Einstellungen Mail im Systembereich.

  • Wählen Sie zunächst die gewünschte Versandart aus: SMTP, Exchange oder Office 365.
  • Je nach Auswahl blenden sich die passenden Eingabefelder ein.

SMTP / Exchange einrichten

Für den Versand über einen SMTP- oder Exchange-Server hinterlegen Sie folgende Zugangsdaten:

  • Host – die Adresse Ihres Mailservers.
  • Benutzername und Passwort des sendenden Postfachs (auch ein Funktionspostfach ist möglich).
  • TLS/SSL und Port (bei SMTP).
  • Version (bei Exchange, z. B. On-Premise).

Über die Option Standardabsender nutzen und das Feld Standard Absender Adresse legen Sie fest, welche Absenderadresse verwendet wird. Ist kein Standardabsender hinterlegt, wird versucht, mit dem Benutzernamen zu senden. Ein im Vorgang konkret angegebener Absender (etwa in der Beschaffung) wird als Antwortadresse (Reply-To) gesetzt.

Info
Hinweis: Ihr Passwort und Ihre Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.

Office 365 (OAuth2)

Microsoft (Office 365) unterstützt die klassische Standardauthentifizierung mit Benutzername und Passwort nicht mehr. Wählen Sie deshalb die Versandart Office 365 und hinterlegen Sie die OAuth2-Zugangsdaten Ihrer Azure-App-Registrierung:

  • Anwendungs-ID (Client)
  • Geheimer Clientschlüssel (Wert)
  • Verzeichnis-ID (Mandant)
  • Standard Absender Adresse – über diese Adresse werden alle Mails versendet.
Warning
Bei Berechtigungsproblemen (z. B. fehlende Send-As-Rechte) schaltet das System automatisch auf den Standardabsender um.

Einstellungen speichern und testen

Sie können Ihre Eingaben auf zwei Wegen sichern:

  1. Über Speichern übernehmen Sie die Einstellungen.
  2. Über Speichern und Testnachricht senden speichern Sie und versenden anschließend eine Testmail an eine von Ihnen angegebene Adresse, um den Versand zu prüfen.

SPF (Sender Policy Framework)

Bei aktiviertem SPF prüft der empfangende Mailserver, ob der versendende Server (z. B. rdsuite.de) berechtigt ist, im Namen der angegebenen Absenderadresse zu senden (z. B. max@ihrefirma.de).

Ohne entsprechende Einträge im Domain-Server Ihrer Organisation wird der Versand entweder blockiert oder die Nachricht als Spam eingestuft.

Beispiel: eva.musterfrau@musterorganisation.de sendet über rdsuite.de an max.mustermann@musterlieferant.de. Der empfangende Server fragt bei musterorganisation.de an, ob rdsuite.de Mails in dessen Namen versenden darf. Ohne korrekten SPF-Eintrag wird dies verweigert.

Mehr Informationen zu SPF (Wikipedia)

So vermeiden Sie SPF-Probleme

  • SPF-Eintrag erweitern: Lassen Sie durch Ihre IT-Abteilung einen SPF-Eintrag auf Ihrem Domainserver setzen, der rdsuite.de autorisiert.
  • Eigene SMTP- oder Exchange-Daten hinterlegen: So wird die E-Mail direkt über Ihren Server verschickt. Voraussetzung: Der Server ist extern erreichbar.
  • Manueller Versand über PDF-Download: Alternativ können Sie das Dokument als PDF herunterladen und manuell über Ihr lokales E-Mail-Programm versenden.

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