In bestimmten Fällen versendet die RDSuite E-Mails mit Ihrer eigenen Absenderadresse statt über einen RDSuite-Mailserver. Das betrifft vor allem das Modul Einkauf/Beschaffung, etwa bei Bestell-E-Mails an externe Lieferanten. Damit diese E-Mails zuverlässig zugestellt werden, sind einige Einstellungen und Voraussetzungen zu beachten.

Wird mit Ihrer eigenen Adresse versendet, kann es zu Zustellproblemen kommen: Viele Mailserver nutzen das Sender Policy Framework (SPF), um die Echtheit des Absenders zu prüfen. Ist die RDSuite dort nicht hinterlegt, kann die E-Mail als Spam markiert oder abgewiesen werden.

Warum tritt das Problem auf?

Beim SPF hinterlegt der Inhaber einer Domain, welche Server in seinem Namen E-Mails versenden dürfen. Versendet die RDSuite eine Nachricht mit Ihrer Domain als Absender, der empfangende Mailserver kennt die RDSuite aber nicht als zugelassenen Versandserver, schlägt die SPF-Prüfung fehl.

Lösungsmöglichkeiten

Sie haben grundsätzlich zwei Wege, um eine zuverlässige Zustellung sicherzustellen:

• Eigenen Mailserver/Postausgang hinterlegen: Sie konfigurieren in der RDSuite einen eigenen Versandweg (SMTP, Exchange oder Office 365), sodass über Ihre Infrastruktur und damit SPF-konform versendet wird.
• SPF-Eintrag anpassen: Ihr IT-Verantwortlicher ergänzt den SPF-Eintrag Ihrer Domain, sodass der von der RDSuite genutzte Versandserver als zulässiger Absender akzeptiert wird.

Eigenen Postausgangs-Server in der RDSuite einrichten

Die Konfiguration des Mailausgangs finden Sie unter Einstellungen Mail (Bereich Mail Ausgang Server). Dort wählen Sie zunächst den gewünschten Servertyp aus:

• SMTP
• Exchange
• Office 365

Je nach gewähltem Typ tragen Sie die passenden Zugangsdaten ein, zum Beispiel Host, Benutzername, Passwort, TLS/SSL und Port bei SMTP bzw. Anwendungs-ID (Client), Geheimer Clientschlüssel (Wert) und Verzeichnis-ID (Mandant) bei Office 365.

Standard-Absenderadresse festlegen

Über das Feld Standard Absender Adresse legen Sie fest, welche Adresse beim Versand verwendet wird:

• SMTP: Aktivieren Sie die Option Standardabsender nutzen, damit das Feld Standard Absender Adresse erscheint. Ist eine Adresse hinterlegt, wird mit dieser versendet; ist das Feld leer, wird der Benutzername als Absender verwendet. Ist zusätzlich ein abweichender Absender (z. B. aus der Beschaffung) gesetzt, wird dieser als Antwort-an (ReplyTo) eingetragen.
• Office 365: Alle Nachrichten werden direkt über die Standard Absender Adresse versendet. Diese Adresse muss in Ihrem Office-365-Tenant berechtigt sein, im entsprechenden Namen zu senden.

Eine ausführliche Erläuterung blenden Sie über das Info-Symbol neben Standardabsender nutzen ein.

Einstellungen testen

1. Speichern Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche Speichern.
2. Nutzen Sie Speichern und Testnachricht senden und geben Sie eine Empfänger-E-Mail-Adresse ein, um den Versand zu prüfen.
3. Kontrollieren Sie anschließend den Posteingang der eingegebenen Adresse. Bei Office 365 wird zusätzlich ein Verbindungs-Status angezeigt, der signalisiert, ob die Testmail erfolgreich versendet werden konnte.

Hinweis

Selbst wenn eine Antwort-an-Adresse (ReplyTo) gesetzt ist, lässt sich nicht garantieren, dass Empfänger tatsächlich an diese Adresse antworten. Das hängt vom jeweiligen E-Mail-Programm ab. Bei dauerhaft fehlerhafter Zustellung wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Verantwortlichen, um den SPF-Eintrag Ihrer Domain zu prüfen, oder an den RDSuite-Support.