Die RDSuite verschickt automatische und durch Benutzer ausgelöste E-Mails über unseren Server. E-Mails, die mit unserer Adresse (noreply@rdsuite.de) versendet werden – das betrifft fast alle E-Mails aus dem System – sind dabei unproblematisch. Für die Fälle, in denen mit Ihrer eigenen Absenderadresse versendet wird, sowie für die Konfiguration eigener Mailserver und die selektive Mailzustellung finden Sie hier die nötigen Informationen.

Versand mit Ihrer eigenen Mailadresse als Absender

Es gibt Fälle, in denen die E-Mail aus der RDSuite mit einer Absenderadresse aus Ihrer Organisation versendet wird.

Aktuell betrifft dies im Einkauf die Bestell-E-Mails an externe Lieferanten.

Hier kann der Versand über unseren Server zu Problemen führen, da viele empfangende Mailserver das Sender Policy Framework (SPF) nutzen, um die Vertrauenswürdigkeit einer Mail zu prüfen.

Was ist SPF und warum kann es zu Problemen führen?

Grob erklärt: Ist beim Empfangsserver SPF aktiv, prüft dieser, ob die Absenderadresse zum sendenden Server passt. Ist das nicht der Fall, fragt der Empfangsserver beim Domain-Server der Absenderadresse nach, ob der jetzt sendende Server (in diesem Fall der RDSuite-Server) berechtigt ist, Mails in seinem Namen zu versenden.

Ohne entsprechende Einstellung am Domain-Server meldet dieser zurück, dass der RDSuite-Server nicht senden darf. Je nach Konfiguration des Empfangsservers wird die Mail dann nicht zugestellt oder als SPAM markiert.

Beispiel: eva.musterfrau@musterorganisation.de sendet über den RDSuite-Server (rdsuite.de) eine Mail an max.mustermann@musterlieferant.de. Der Empfangsserver (musterlieferant.de) fragt beim Domain-Server (musterorganisation.de) nach, ob der RDSuite-Server senden darf. Fehlt dort ein passender SPF-Eintrag, wird gemeldet, dass die RDSuite keine Mails im Namen dieser Domain senden darf.

Weitere Informationen finden Sie hier: Sender Policy Framework – Wikipedia.

Wie lässt sich das SPF-Problem lösen?

Es gibt verschiedene Ansätze, von denen nicht jeder für jede Organisation in Frage kommt:

1. Einen SPF-Eintrag auf Ihrem Mailserver hinterlegen, der der RDSuite das Versenden in Ihrem Namen erlaubt. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihre IT.
2. Eingabe Ihrer SMTP- oder Exchange-Serverdaten in der RDSuite. Dann wird die Mail nicht mehr über unseren Server, sondern direkt über Ihren Server verschickt. Voraussetzung ist, dass Ihr SMTP-/Exchange-Server von extern erreichbar ist. Wie Sie die Daten einpflegen, lesen Sie weiter unten unter Eingabe eigener SMTP- oder Exchange-Daten.
3. Sollte keine der beiden Möglichkeiten für Sie in Frage kommen, laden Sie das Dokument als PDF herunter und versenden Sie die Mail über Ihr Mailprogramm auf Ihrem Gerät.

Ihr Passwort wird mit einer AES-256-Verschlüsselung gespeichert.

Eingabe eigener Mailserver-Daten und Standardtexte

Unter System ➤ Konfiguration ➤ Einstellungen Mail tragen Sie Ihre Server- und Textdaten ein. Im Bereich Mail Ausgang Server wählen Sie zunächst den gewünschten Servertyp aus.

Eingabe eigener SMTP- oder Exchange-Daten

SMTP-Server

Die Einstellungen werden genutzt, damit sich unser Server bei Ihrem SMTP-Server anmelden kann. Die als Benutzername hinterlegte Mailadresse dient zugleich als Rückfallebene, falls bei einer Bestellung keine Absenderadresse eingetragen ist.

Exchange-Server

Microsoft unterstützt bei Exchange-Servern, die z. B. über Office 365 gehostet werden, die Authentifizierung per Benutzername und Passwort nicht mehr. Bitte nutzen Sie in diesem Fall den nächsten Punkt unter Office 365 (OAuth2).

Die Einstellungen werden genutzt, damit sich unser Server bei Ihrem Exchange-Server anmelden kann. Hier können Sie auch ein Funktionspostfach eintragen, da im Einkauf zusätzlich persönliche Postfächer für die Besteller hinterlegt werden können.

Office 365 (OAuth2)

Alternativ können Sie die Authentifizierung über Office 365 (OAuth2) nutzen. Dazu sind einige Einstellungen bei Microsoft im Azure-Admin-Center nötig: Die Anwendung muss dort registriert werden, anschließend erhalten Sie die benötigten Zugangsdaten.

Eine Anleitung von Microsoft zur Registrierung der Anwendung finden Sie hier: Add new application registration in Azure Active Directory.

Standardtexte

Die hier eingegebenen Texte werden beim Bestellvorgang automatisch in das Mailfenster übernommen. Sie können den Text vor dem Absenden jederzeit noch anpassen.

Selektiver E-Mail-Versand

Ein häufig gewünschter Funktionswunsch war der selektive E-Mail-Empfang pro Benutzer. So stellen Sie ihn ein:

1. Wechseln Sie zu System ➤ Benutzerverwaltung.
2. Nutzen Sie bei Bedarf den Filter, um den gewünschten Benutzer zu finden, und öffnen Sie ihn über die Bearbeiten-Aktion (Stift-Symbol).
3. Wechseln Sie im Bearbeitungsfenster auf den Tab Mail. Dort finden Sie unter Mail-Benachrichtigungen alle möglichen Mailarten und die zugehörigen Lager/Standorte.
4. Stellen Sie den Empfang wie gewünscht ein und sichern Sie die Änderungen über Änderungen speichern.

Wichtig! Sie sehen nur die Module, für die die Benutzergruppe des jeweiligen Benutzers das Recht zur Mailbenachrichtigung gesetzt hat (siehe Benutzerverwaltung).