Mit der Option Kenntnisnahmepflichtig stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter ein Dokument nicht nur einsehen, sondern dessen Erhalt aktiv bestätigen müssen. Sobald ein Dokument als kenntnisnahmepflichtig angelegt wird, müssen die Mitarbeiter der ausgewählten Abteilungen das Dokument in der Wachansicht bestätigen.

Was bedeutet die Kenntnisnahmepflicht?

• Betroffene Mitarbeiter sehen das Dokument in ihrer Dokumentenübersicht und werden zur Bestätigung aufgefordert.
• Mit der Bestätigung erklärt der Mitarbeiter, das Dokument gelesen und verstanden zu haben.
• Wer welche Abteilungen das Dokument bestätigen muss, legen Sie beim Anlegen oder Bearbeiten des Dokuments fest. Wird keine Abteilung ausgewählt, gilt die Pflicht für alle Abteilungen.

Dokument als kenntnisnahmepflichtig anlegen

Die Verwaltung erfolgt im Bereich Wachbuch > Dokumente:

1. Öffnen Sie den gewünschten Ordner und legen Sie über Neues Dokument ein Dokument an (oder bearbeiten Sie ein bestehendes).
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kenntnisnahmepflichtig.
3. Wählen Sie unter Berechtigte Abteilungen die zuständigen Abteilungen aus. Keine Auswahl bedeutet, dass alle Abteilungen berechtigt sind und das Dokument bestätigen müssen.
4. Optional können Sie über Gültig ab und Ablauf-Datum steuern, ab wann das Dokument sichtbar ist und wann es automatisch archiviert wird.
5. Speichern Sie das Dokument über Speichern.

Bestätigung durch die Mitarbeiter

In der Wachansicht unter Dokumente sehen die Mitarbeiter einen Hinweis, dass kenntnisnahmepflichtige Dokumente ihre Bestätigung erfordern.

• Über die Schaltfläche Bestätigen öffnet sich der Dialog Dokument Kenntnisnahme.
• Der Mitarbeiter bestätigt, das Dokument gelesen und verstanden zu haben.
• Eine Bestätigung ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter authentifiziert ist. Andernfalls wird er zunächst zur Authentifizierung aufgefordert.
• Nach erfolgter Bestätigung wird das Dokument mit dem Status Bestätigt gekennzeichnet.

Überblick über die Kenntnisnahmen

Im Bereich Wachbuch > Dokumente können Sie über die Funktion Kenntnisnahmen zu einem Dokument nachverfolgen, welche Mitarbeiter bereits bestätigt haben und welche Bestätigungen noch ausstehend sind.

Hinweis zur Versionsänderung

Wenn Sie beim Bearbeiten die Version eines Dokuments ändern, werden alle bestehenden Kenntnisnahmen gelöscht, da es praktisch als neues Dokument behandelt wird. Alle Mitarbeiter müssen das Dokument anschließend erneut zur Kenntnis nehmen.